Tipos de factura
Factura proforma: qué es, cuándo emitirla y modelo descargable
TL;DR
Una factura proforma es un documento previo a la factura real que se utiliza como presupuesto o confirmación de pedido. NO genera obligación fiscal, NO se envía a Verifactu, y NO da derecho a deducir IVA. Pero es legalmente válida como oferta vinculante si así lo acuerdan emisor y receptor.
¿Qué es una factura proforma?
La factura proforma es un documento mercantil con la misma apariencia que una factura ordinaria — incluye datos del emisor, del receptor, una descripción de los bienes o servicios, el desglose de IVA y el importe total — pero NO tiene validez fiscal. No prueba que la operación se haya realizado y, por tanto, no genera la obligación de declarar IVA ni de registrar el ingreso.
En la práctica, sirve como una promesa formal: «si aceptas estas condiciones, esto es lo que te facturaré». Se usa con frecuencia en operaciones internacionales (para que el comprador justifique la operación ante su aduana), en contratos de servicios largos (para reservar capacidad) y en cualquier escenario donde el cliente necesita un compromiso por escrito antes de pagar.
Una vez que el cliente acepta la proforma y se materializa la operación, debes emitir una factura ordinaria (completa o simplificada) con un número de serie correlativo. Esa sí entra en Verifactu, en tu libro de facturación y en tu liquidación de IVA.
Factura proforma vs factura ordinaria
| Característica | Factura proforma | Factura ordinaria |
|---|---|---|
| Valor fiscal | No | Sí |
| Genera obligación de declarar IVA | No | Sí |
| Da derecho a deducir IVA al receptor | No | Sí |
| Numeración correlativa obligatoria | Recomendado | Obligatorio |
| Se envía a Veri*Factu / AEAT | No | Sí (desde 2026) |
| Conservación legal | Recomendado 6 años | Obligatorio 6 años |
| Vinculante para el emisor | Sí, si así se pacta | Sí |
¿Cuándo se usa una factura proforma?
Presupuesto formal antes de cerrar venta
El cliente solicita un documento con apariencia de factura para evaluarlo internamente, presentarlo a un comité o pedir financiación. La proforma le da una cifra clara sin comprometer al emisor a declarar la operación todavía.
Operaciones internacionales (exportación / importación)
El comprador extranjero la necesita para gestionar pagos por adelantado, justificar el movimiento ante su banco o presentarla en la aduana de origen / destino. Es el caso más común de uso de proforma en B2B internacional.
Reserva o anticipo en proyectos largos
Un proyecto que se va a facturar en hitos (50% inicial, 50% al final) puede arrancar con una proforma del total para que ambos lados acuerden el alcance. Después se emiten las facturas reales por cada hito.
Cliente que pide formato vinculante para procesar el pago
Algunos sistemas de pago corporativos solo procesan facturas como documento adjunto. Si aún no quieres devengar IVA, una proforma sirve para iniciar el flujo sin generar obligación fiscal.
Datos obligatorios de la factura proforma
- Encabezado claro con la palabra «PROFORMA» (o «Pro forma»)
- Datos completos del emisor (nombre, NIF, dirección)
- Datos del receptor (NIF cuando aplique)
- Fecha de emisión
- Descripción detallada de los bienes o servicios
- Precio unitario y total por línea
- Subtotal sin impuestos
- Desglose de IVA (tipo y cuota) cuando aplique
- Retención IRPF cuando aplique (autónomo facturando a empresa española)
- Total a pagar
- Validez de la oferta (recomendado: «esta proforma es válida hasta dd/mm/aaaa»)
- Indicación clara: «Este documento NO tiene validez fiscal»
Errores comunes al emitir proforma
⚠️ Usar la misma numeración que las facturas reales
Si numeras la proforma PROF-2026-00007 y luego emites la factura real FACT-2026-00007, generas confusión en tu propio libro de facturación. Mantén dos series separadas (por ejemplo PROF- vs FACT-) para que el correlativo legal de Verifactu no se mezcle con los pre-presupuestos.
⚠️ Declarar IVA o registrar el ingreso de la proforma
Una proforma NO se contabiliza como ingreso devengado. Si tu gestor lo apunta como factura emitida, estás pagando IVA antes de tiempo y reconociendo ingresos que aún no son legalmente válidos. Espera a la factura real.
⚠️ Omitir la palabra «proforma» en el documento
Si el documento se ve idéntico a una factura ordinaria pero no es fiscal, el receptor podría intentar deducir IVA con él. Marca claramente «PROFORMA» en el encabezado y añade la frase «sin validez fiscal».
⚠️ No registrar la conversión a factura real
Cuando aceptan la proforma y emites la factura ordinaria, conviene anotar internamente la referencia: «factura FACT-2026-00012 deriva de proforma PROF-2026-00007». Eso facilita auditorías y reclamaciones.
¿Se envía la proforma a Veri*Factu?
No. El RD 1007/2023 obliga a registrar en Verifactu las facturas que generan obligación fiscal: factura completa (F1), simplificada (F2), rectificativa (R1-R5). La factura proforma NO es ninguna de estas — es un pre-documento sin valor fiscal — y por tanto no entra en el flujo Verifactu.
En iq-factura puedes generar proformas sin que se firmen ni se envíen a la AEAT. Cuando el cliente acepta y conviertes la proforma en factura real, el sistema asigna un número correlativo nuevo, firma la cadena y envía a Verifactu — todo en un clic.
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Sin tarjeta. Sin instalaciones. iq-factura es gratuito durante la beta abierta.
Probar iq-facturaPreguntas frecuentes
¿Una factura proforma me compromete legalmente?+
Depende de las cláusulas. Si la proforma indica «oferta vinculante hasta dd/mm/aaaa», sí: el emisor está obligado a respetar el precio durante ese plazo. Si solo dice «presupuesto orientativo», no es vinculante. Recomendamos siempre incluir una fecha de validez explícita.
¿El IVA de la proforma se puede recuperar?+
No. La proforma no es factura — el comprador no puede deducir el IVA que figura en ella. Para que el IVA sea deducible, hay que emitir la factura ordinaria correspondiente y registrar la operación.
¿Cuántas proformas puedo emitir a la misma operación?+
Las que quieras. Si el cliente pide cambios sobre el primer presupuesto, emites una segunda proforma actualizando los importes. Solo la última que el cliente acepta se convierte en factura real.
¿Tengo que guardar las proformas como las facturas reales?+
No es obligatorio por ley, pero es muy recomendable. Si surge una disputa o una auditoría, demostrar que el cliente aceptó la proforma antes de la factura real protege al emisor. iq-factura las guarda automáticamente junto a las facturas reales con su CSV de conversión cuando aplique.
¿Puede una proforma sustituir a un contrato?+
En operaciones pequeñas (un servicio puntual, una venta de menor importe) sí, especialmente si va firmada por ambas partes. En operaciones grandes o con riesgo legal alto, conviene complementarla con un contrato formal que regule cuestiones de propiedad intelectual, confidencialidad y resolución.
¿Cuándo se convierte una proforma en factura real?+
En el momento en el que se produce el devengo fiscal — normalmente cuando se entrega el bien o se presta el servicio, o cuando se cobra (si el cobro es anterior a la entrega). Ese día emites la factura ordinaria con número correlativo y la registras en Verifactu.